Critically asses the claims made for cost savings and increased profitability available from e-procurement

Sebelum membahas lebih jauh mengenai keuntungan dari e-procurement, terlebih dahulu saya ingin menjelaskan mengenai definisi dari e-procurement itu sendiri. e-procurement merupakan pembelian business to business (B2B) dan penjualan barang dan jasa melalui internet maupun sistem-sistem informasi dan jaringan lain seperti Electronic Data Interchange (EDI) dan Enterprise Resouece plannin g (ERP). Sebagai sebuah bagian penting dari banyak situs B2B, e-procurement juga kadang disebutkan oleh istila-istilah misalnya supplier exchange. Secara khusus, situs-situs web e-procurement memungkinkan user yang memenuhi syarat untuk mencari para pembeli atau penjual barang dan jasa. Terhantung pada pendekatannya, para pembeli atau penjual dapat menentukan harga atau mengundang tawaran. Transaksi-transaksi dapat dimulai dan diakhiri. Pembelian yang sedang berjalan dapat memenuhi permintaan customer untuk diskon jumlah atau penawaran khusus. Software e-procurement memungkinkan otomatisasi beberapa pembelian dan penjualan. Perusahaan-perusahaan yang berpartisipasi berharap dapat mengendalikan inventori-inventori secara lebih efektif, mengurangi biaya pembelian agen, dan meningkatkan siklus manufaktur. E-procurement diharapkan dapat diintegrasikan dengan tren supply chain management yang terkomputerisasi (sumber: wikipedia).

Pembelian dan penjualan online mengefisienkan proses pengadaan dan mengurangi biaya operasi dengan mengurangi pengeluaran untuk waktu administrasi dan memperpendek birokrasi. penerapan e-procurement mendorong upaya transaksi dari pusat pembuat pesanan hingga titik kebutuhan pada pengguna desktop bisnis. Hal ini memastikan kesesuaian terhadap perjanjian dengan pemasok yang dipilih melalui katalog online yang mana diliha-lihat oleh para pengguna untuk menemukan item yang dibutuhkan. Fitur utama dari e-procurement meliputi :

• Katalog elektronik untuk item-item standard/inti.
• Kemampuan punch-out ke situs-situs web pemasok untuk produk-produk yang dinamis/ bermacam-macam.
• Memunculkan kembali daftar-daftar permintaan/belanja untuk item-item yang dibeli secara teratur
• Jalur-jalur persetujuan yang menyatu (built-in) untuk menjalankan kendala anggaran belanja.
• Kemampuan untuk membeli laporan informasi manajemen yang detil.

Internet telah muncul sebagai media yang efektif dari segi biaya dan dapat diandalkan untuk melakukan transaksi bisnis online. Semakin banyak perusahaan yang mengadopsi media ini dalam melakukan pengadaan barang mereka. keutungan dari e-procurement meliputi menghemat uang, waktu, dan beban kerja tambahan yang normalnya berhubungan dengan pekerjaan tulis menulis. Proses pengadaan konvensional biasanya melibatkan banyak pemrosesam kertas-kertas, yang mana menghabiskan sejulah besar wktu dan uang. Keuntungan e-procurement tidak hanya meliputi penghematan uang tetapi juga penyederhanaan keseluruhan proses. Rencana-rencana yang optimal dapat dikomunikasikan dengan cepat kepada pemasok-pemasok, oleh karena itu dapat mengurangi biaya dan pemborosan yang biasanya terdapat dalam supply chain. Keuntungan e-procurement meliputi pengurangan biaya overhead seperti pembelian agen, juga peningkatan kendali inventori, dan keseluruhan peningkatan siklus manufaktur. sistem e-procurement membantu perusahaan-perusahaan mengkonsolidasikan data tentang pengadaan bermacam-macam barang baik secara langsung maupun tidak langsung. Data ini memungkinkan mereka melakukan pembelian besar danbernegosisasi dengan para pemasok untuk diskon yang lebih besar.

Nilai yang ditawarkan e-procurement meliputi:

• Pengurangan biaya pengadaan: Pengurangan dalam biaya yang dapat berkisar 20-25%, dapat dicapai melalui proses yang efisien seperti perluasan basis pemasok, negosiasi harga yang lebih baik, dan pemendekan siklus pengadaan, sehingga mengurangi inventori.
• Pelacakan transaksi yang mudah dan pembayaran terotomatisasi: meminimalkan beberapa biaya pasca pembelian, sehingga menjamin kepuasan pelanggan.
• Kendali yang lebih baik : Melalui sarana-sarana pelaporan dan analisis yang mudah dan efektif, seseorang dapat meningkatkan efisiensi dalam pemeliharaan laporan, memeriksa pembelian tidak terkendali dan menciptakan integrasi data yang utuh.
• Otomatisasi tugas-tugas repetitif: Jika beberapa pembelian yang dilakukan adalah teratur, sistem secara otomatis menyetujui pembelian tersebut berdasarkan pada pembeli dan jumlah yang diminta.

Sekian ulasan mengenai keuntungan dari e-procurement. semoga penjelasan diatas dapat berguna dan bermanfaat bagi temen-teman yang membaca blog ini :).